5 bước xây dựng một văn phòng ảo tốt nhất
Thật là một ngày hạnh phúc tại khi cuối cùng cũng bỏ qua được Microsoft Outlook và để cho Google Calendar xử lý lịch
Văn phòng ảo sinh ra là để tiếp nối và ứng dụng những khoa học kĩ thuật tiên tiến hiện nay. Với những bước tiến lớn trong ngành công nghệ thông tin, các ứng dụng, thiết bị máy móc hỗ trợ cũng không ngừng phát triển theo và trong số đó có văn phòng ảo. Công việc của bạn có thể phát triển một cách “ thần kì” nếu bạn biết cách tạo một văn phòng ảo đúng cách và duy trì nó một cách thông minh.
Sau đây là 5 bước để xây dựng một văn phòng ảo.
Thuê một tiếp tân ảo.
Bạn nên sử dụng phần mềm Skype cho nhiều cuộc gọi quốc tế của mình. Bạn phải tải phần mềm về máy, nhưng danh bạ và lịch sử cuộc gọi nằm trên máy chủ của Skype, chỉ cần có máy tính nối mạng là bạn có thể truy cập được. Gọi điện thoại cho các thành viên Skype khác đều miễn phí; còn để nhận cuộc gọi từ những người không dùng Skype, bạn phải mua một số SkypeIn từ mức $3 một tháng (Mỹ và Canada). Gọi cho số bàn hoặc di động, bạn mua phút SkypeOut (gọi cho các địa điểm ở Mỹ với khoảng 2 cent/phút). Dùng Skype có thể thiết lập các cuộc gọi hội thảo miễn phí với 9 người khác, mặc dù chất lượng tùy thuộc vào đường truyền của từng người.
Có thể tiến thêm một bước nữa là thuê Pamela cho Skype, một tính năng hỗ trợ ghi âm lại những cuộc gọi đến và gọi đi (dĩ nhiên là để “đảm bảo chất lượng”). Phiên bản miễn phí dừng ghi âm sau 15 phút; những phiên bản khác cho phép ghi âm không giới hạn, lưu trữ thư thoại và video, thực hiện cuộc gọi và thậm chí còn làm được nhiều hơn thế với giá chỉ từ $13 đến $37.
Các bộ xử lý văn bản.
Các ứng dụng như Google Docs và Zoho Office chuyển trình duyệt của bạn thành phần mềm xử lý văn bản, dàn trang hoặc những phần mềm desktop khác và trữ tài liệu trên mạng vì vậy chúng dễ tiếp cận và chia sẻ được từ bất cứ nơi đâu. Zoho đem lại tất cả những tiện ích đó và còn hơn thế nữa: email, quản lý dự án, wiki, tạo lập dữ liệu, gửi hóa đơn, hội thảo qua mạng và những ứng dụng khác.
Trợ lý các nhân tự động.
Công ty bạn không xoay xở đủ để tuyển một trợ lý điều hành? Đó là lý do nên sử dụng Highrise. Trên danh nghĩa là một công cụ CRM, ứng dụng Web thông minh của 37signals gần như làm được mọi thứ mà một thư ký cá nhân làm được trừ việc đi ra ngoài uống cà phê và đi lấy quần áo ở hàng giặt là.
Nếu cần quản lý dự án toàn phần, bạn cũng có thể sử dụng Basecamp của 37signals, cho phép tạo hạn định, xem chúng trên lịch, tìm lại các bản trước của cùng một tài liệu và làm nhiều việc hơn. Bạn có thể quản lý một dự án với người dùng không hạn chế; còn với nhiều dự án phí bắt đầu từ $24/tháng.
Xuất lịch làm việc ra bên ngoài.
Thật là một ngày hạnh phúc tại TynanWood khi cuối cùng cũng bỏ qua được Microsoft Outlook và để cho Google Calendar xử lý lịch làm việc. Thiết lập lịch cho mọi người nằm trong tổ chức (bao gồm cả lũ trẻ và trường học) và chia sẻ với nhau, hiện tại bạn có thể xem qua lịch hẹn của mọi người trên một màn hình chỉ với vài cú click vào vài ô. Google gửi thông báo vào hộp thư và ĐTDĐ khi bạn chuẩn bị bỏ lỡ một cuộc hẹn và thậm chí còn có thể đồng bộ nó với lịch trên Windows Smart Phone (nhờ vào tiện ích thứ 3 gọi là GooSync). Mặt hạn chế? Không như Google Docs, dịch vụ lịch làm việc chưa có chức năng ngoài mạng, vì vậy chúng ta chưa thể truy cập vào lịch khi đi máy bay hoặc đường truyền bị lỗi.
Các cuộc họp ảo.
Ngày nay, phần lớn các cuộc họp đều được ảo hóa. Và trong khi vô số công cụ có thể giúp bạn dựng nên buổi họp mà không phải rời bàn, phần lớn trong số chúng tốn nhiều hơn số mà chúng ta muốn chi. Bạn sẽ phải trả ít nhất $40 đến $50/ tháng để sử dụng GoToMeeting hoặc WebEx và thường nhiều hơn thế.
Một khi bạn đã nắm được các bước cơ bản trên thì bạn sẽ dần nắm được cấu trúc và cách hoạt động của một văn phòng ảo thông qua các phần mềm mà chúng tôi đã nói trên, chúc các bạn thành công.
Cùng Danh Mục:
Liên Quan Khác
Leave a Reply